HOGAR-EMPRESA

Organizar reuniones de trabajo 

por María Constanza Tafur Mayor

En nuestro día a día frecuentemente toca organizar reuniones de trabajo, ya sea en la empresa, en la vecindad, en una labor social o con un grupo familiar.

La palabra reunión (re-unión) significa reagrupamiento y unificación; es un evento especial para comunicar a un grupo un mensaje con el máximo impacto emocional.
Debemos decidir cuándo es necesario realizarlas.

 

Algunos de sus objetivos pueden ser:
• Para descubrir, analizar o resolver un problema u obtener reacciones inmediatas a un tema que ha sido descuidado.
• Para consolidar un acercamiento entre los miembros.
• Cuando las decisiones deben tomarse colectivamente.
• Cuando las responsabilidades no están bien definidas y deben clarificarse.
• Para recibir o proporcionar información como guía.

 

Tips a tener en cuenta para realizar una reunión:
• Planear la reunión, estableciendo objetivos a lograr.
• Elaborar la agenda, asignando los temas a tratar y tiempo.
• Identificar los participantes necesarios y confirmar su asistencia.

Durante la reunión:
• Construir una atmósfera creativa.
• Establecer reglas
• Pedir que las intervenciones sean concisas, cortas y claras.
• Controlar y coordinar las intervenciones.
• Respetar el tiempo de todos.
• Escuchar atentamente sin interrumpir.
• Concentrarse y desarrollar la temática acordada.
• Ser duro con el problema y suave con las personas
• Resumir y llevar nota de todos los acuerdos logrados

Al final de la reunión:
• Verificar el cumplimiento de los objetivos.
• Resumir las decisiones, compromisos y responsabilidades de cada uno de los asistentes.
• Finalizar la reunión positivamente a la hora acordada.

 

Después de la reunión:
• Hacer un seguimiento respetuoso a los compromisos; de esta manera se le hará sentir a los participantes que su opinión es muy importante.